Verifactu: el nuevo sistema de facturación que transformará la relación entre empresas, autónomos y Hacienda
El sistema Verifactu representa un paso decisivo en la modernización de la facturación en España. Nace del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento sobre los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación. Su finalidad es clara, garantizar la integridad, conservación, trazabilidad y transparencia de los registros de facturación, evitando que estas sean manipuladas.
El reglamento exige que todos los programas de facturación utilizados por empresarios y profesionales aseguren que los registros no puedan modificarse sin dejar rastro. Además, define dos tipos de sistemas informáticos de facturación (SIF):
- Los que simplemente cumplen los requisitos mínimos de seguridad y control.
- Los que, además, remiten automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria (AEAT) en tiempo real.
Esta segunda modalidad es la que se conoce como Verifactu.
Qué implica el nuevo sistema
El uso de Verifactu conlleva tres grandes obligaciones:
- Los registros de facturación deben ser inalterables una vez generados.
- Si se opta por la modalidad Verifactu, los registros deben enviarse automáticamente a la AEAT, de forma segura, consecutiva e íntegra.
- Los programas de facturación deberán cumplir con un formato estandarizado que facilite su conexión con los sistemas de clientes, proveedores y la propia administración.
La Agencia Tributaria pondrá a disposición una aplicación gratuita de facturación Verifactu, dirigida especialmente a autónomos y pequeñas empresas que no cuenten con software propio. Esta herramienta permitirá emitir facturas con código QR y enviar los registros directamente a Hacienda.
Plazos de implementación
La entrada en vigor será gradual:
- Las empresas que presentan el Impuesto sobre Sociedades deberán aplicar estos sistemas a partir del 1 de enero de 2026.
- Los autónomos y profesionales dispondrán de un poco más de margen, debiendo cumplir a partir del 1 de julio de 2026.
Quiénes no estarán obligados a cumplir
Aunque la mayoría de empresas y profesionales deberán adaptarse a las nuevas normas, existen cuatro colectivos exentos de aplicar Verifactu:
- Quienes ya utilizan el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), que ya comunica los datos de facturación directamente a Hacienda.
- Los acogidos al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
- Aquellos sin obligación de emitir facturas o justificantes de venta.
- Los contribuyentes de País Vasco y Navarra, que utilizan el sistema TicketBAI, equivalente foral de Verifactu.
Fuera de estos casos, cualquier empresario o profesional que utilice un sistema informático para emitir o procesar facturas deberá cumplir con los nuevos requisitos. Esto incluye incluso programas sencillos o plantillas, si se emplean para generar registros o libros contables.
La Oficina Nacional de Investigación del Fraude (ONIF) ha precisado que una hoja de cálculo básica usada solo para registrar facturas no estará sujeta al reglamento. Pero si esa misma herramienta se usa para generar automáticamente libros de IVA o de contabilidad, sí se considerará un sistema informático de facturación, y por tanto deberá ajustarse a la normativa Verifactu.
Riesgos y sanciones
El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones graves. La Ley General Tributaria prevé multas de hasta 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema para los fabricantes que distribuyan programas no conformes, y 50.000 euros para los usuarios que los mantengan.
Además, desde la propia ONIF se advierte que no usar Verifactu o no remitir los registros en tiempo real podría aumentar el riesgo de comprobaciones o inspecciones fiscales, incluso para aquellos contribuyentes exentos.
